பேஸ்புக், வாட்ஸ் அப், டிவிட்டர் என வந்துவிட்டாலும், இமெயிலின் முக்கியத்துவம் இன்னமும் குறைந்துவிடவில்லை. தனிப்பட்ட பயன்பாட்டிற்கும், அலுவலக தொடர்புக்கும் பெரும்பாலானோர் இமெயிலை பயன்படுத்துவது தவிர்க்க இயலாததாக இருக்கிறது. பலர் இமெயிலிலேயே மணிக்கணக்கில் நேரத்தை செலவிடும் நிலையும் இருக்கிறது. ஆனால், நல்ல வேளையாக இமெயில்களை சிறந்த முறையில் நிர்வகிக்க உதவும் சேவைகளும் அநேகம் இருக்கின்றன. அந்த வகையில், இமெயில் பயன்பாட்டை மேம்படுத்திக்கொள்ள உதவும் அருமையான சேவைகள் சில:

* உடனடி மெயில் வாசகங்கள்

இமெயிலில் அதிக நேரம் செலவிடுபவர்கள் ’கேன்ட் இமெயில்ஸ்’ (http://www.cannedemails.com/# ) இணையதளத்தை குறித்து வைத்துக்கொள்ள வேண்டும். இதன் மூலம் இமெயிலுக்காக தேவையில்லாமல் அதிக நேரம் செலவிடுவதை தவிர்க்கலாம். எப்படி என்றால், எப்போதெல்லாம் வழக்கமான பதில்களை இமெயிலில் அனுப்ப நேருகிறதோ அப்போது இந்த தளத்தை பயன்படுத்திக்கொள்ளலாம். அதாவது, இதில் உள்ள வாசகங்களை அப்படியே நகலெடுத்து பயன்படுத்திக்கொள்ளலாம்.
இமெயில்களை அனுப்பும் போது மெயிலின் உள்ளடக்கம் சரியாக இருக்க வேண்டும். அதை வெளிப்படுத்தும் வகையில் வார்த்தைகள் கச்சிதமாக அமைந்திருக்க வேண்டும். எனவே இதற்காக நேரம் ஒதுக்கி தனி கவனம் செலுத்தியாக வேண்டும். ஆனால் எல்லா நேரங்களிலும் இப்படி செய்ய வேண்டும் என்றில்லை. சில நேரங்களில் மிகவும் சம்பிரதாயமான பதிலை அனுப்பினால் போதும். இன்னும் சில நேரங்களில் வழக்கமான வாசகங்களை டைப் செய்தால் போதும். இதற்கு பல உதாரணங்களை சொல்லலாம். இது போன்ற நேரங்களில் ஒரே விதமான மெயிலை மீண்டும் டைப் செய்வது நேரத்தை வீணாக்கும் என்பதோடு, அலுப்பாகவும் அமையும்.
இந்த பிரச்சனைக்கான அழகான தீர்வாக தான் கேன்ட் மெயில் அமைகிறது. வழக்கமாக எதிர்கொள்ளக்கூடிய தருணங்களுக்கான மெயில் வாசகங்கள் இந்த தளத்தில் கொடுக்கப்பட்டுள்ளன. ஒரு பிரச்சனைக்காக மன்னிப்பு கோருவது, சேவையை ரத்து செய்து பணம் திரும்ப கோருவது, முந்தைய மெயிலுக்கு நினைவூட்டல் அனுப்புவது, மன்னிக்கவும், விருப்பமில்லை என சொல்வது என வரிசையாக பல தருணங்களான ரெடிமேட் மெயில் வாசகங்களை இந்த தளத்தில் பார்க்கலாம். எது தேவை என தேர்வு செய்து பயன்படுத்திக்கொள்ளலாம். அப்படியே பயன்படுத்திக்கொள்ளலாம், அல்லது ஒரு சில வார்த்தைகளை மட்டும் தேவைக்கேற்ப மாற்றிக்கொள்ளலாம். ஆங்கிலத்தில் அமைந்திருப்பது மட்டுமே ஒரே குறை!

* இமெயில் வடிவங்கள்

கேன்ட் மெயில் தளம் போலவே, ’காண்டாக்ட்வலி டெம்பிளேட்ஸ்’ (http://templates.contactually.com/ ) பொருத்தமான இமெயில் உள்ளட்டக்கத்தை தேர்வு செய்வதற்கான தளம் என்றாலும் அதைவிட மேம்பட்ட சேவை இது. சூழ்நிலைக்கு ஏற்ற மெயில்களை இதில் நாமாக உருவாக்கி கொள்ளலாம். இதற்கென சிறிய விண்ணப்ப படிவம் முகப்பு பக்கத்தில் கொடுக்கப்பட்டுள்ளது. அதில், இமெயில் அனுப்புவது யாருக்கு, அதன் நோக்க என்ன எனும் கேள்விகளுக்கான பதில்களை தேர்வு செய்தால் போதும் அதற்கேற்ற பொருத்தமான மெயில் மாதிரியை உருவாக்கித்தருகிறது.

* இணையதளமாகும் இமெயில்

உங்கள் இமெயிலை ஒரு இணையதள பக்கமாக மாற்றிக்கொள்ள வழி செய்கிறது திஸ் இமெயில் இணையதளம். ( http://www.thisemail.xyz/). உங்களுக்கு வரும் இமெயில்களில் சிலவற்றை நண்பர்களுடன் பகிர்ந்து கொள்ளலாம் என்று தோன்றும் போது, இந்த சேவை கைகொடுக்கும். மெயிலை பகிர்ந்து கொள்ள எளிய வழி அதை அப்படியே பார்வேர்டு செய்வது தானே என நினைக்கலாம். ஆனால் இப்படி செய்வதன் மூலம் உங்கள் இமெயில் முகவரியை பகிர்ந்து கொள்ள வேண்டும். மேலும் பலருக்கு அனுப்ப விரும்பினால் சிக்கல் தான். இது போன்ற சூழ்நிலையில், நீங்கள் பகிர விரும்பும் மெயிலை இந்த தளத்திற்கு பார்வேர்டு செய்தால், அந்த மெயிலை ஒரு இணைய பக்கமாக மாற்றி, அதற்கென ஒரு இணைய முகவரியையும் உருவாக்கித்தருகிறது. இந்த இணைய முகவரியை மட்டும் நண்பர்களுடன் பகிர்ந்து கொண்டால் போதும். உறுப்பினராக பதிவு செய்து கொள்ளாமலேயே எளிதாக பயன்படுத்தக்கூடிய சேவை இது!

* இமெயில் பாதுகாப்பு!

பேஸ்புக், டிவிட்டர் உள்ளிட்ட சமூக வலைத்தள சேவைகளில் இமெயில் முகவரியை பகிர்ந்து கொள்ளும் தேவை ஏற்படும் போது நேரடியாக முகவரியை டைப் செய்யாமல் ஸ்கிரிம் ( http://scr.im/) தளம் வழியே அதை செய்வது நல்லது. ஏனெனில் இணையத்தில் பொது வெளியில் பகிரப்படும் இமெயில் முகவரிகளை அறுவடை செய்வதற்கு என்றே விளம்பர நிறுவனங்கள் பாட்களை உருவாக்கி வைத்திருக்கின்றன. சமூக ஊடகங்களில் மெயில் முகவரிகளை வெளியிடும் போது இந்த பாட்கள் அவற்றை ஸ்கேன் செய்து சேகரிக்கின்றன. இதனால் ஸ்பேம் மெயில் தொல்லை அதிகமாகலாம். இதில் இருந்து பாதுகாப்பு அளிக்கும் வகையில் ஸ்கிரிம், இமெயில் முகவரியை பாட்கள் ஸ்கேன் செய்ய முடியாத வகையில் பாதுகாப்பாக மாற்றித்தருகிறது.

* இமெயில் சுருக்கம்

பை.சென்டன்சஸ் ( http://five.sentenc.es/) தளம் இமெயில் பயன்பாட்டில் நேரடியாக உதவக்கூடிய சேவை இல்லை. ஆனால் இமெயில் பயன்பாட்டில் நினைவு கொள்ள வேண்டிய முக்கியமான அறிவுரையை இந்த தளம் வழங்குகிறது. இமெயிலுக்கு என அதிக நேரம் செலவிடுவதை தவிர்க்கும் வகையில், ஐந்து வரிகளில் எல்லா மெயில்களையும் முடித்துக்கொள்ள்வும் என்பது தான் அந்த ஆலோசனை.
இமெயிலை அனுப்பவும், பதில் அளிக்கவும் அதிக நேரம் செலவிட வேண்டியிருப்பது பிரச்சனை என குறிப்பிடும் இந்த தளம் இதற்கான தீர்வு, குறுஞ்செய்திகள் போல இமெயில் பதில்களுக்கும் ஒரு வரம்பு தேவை என வலியுறுத்துகிறது. இதற்காக, எல்லா மெயில்களுக்கும் ஐந்து வரிகள் அல்லது அதற்கு குறைவாக பதில் அளிக்க வேண்டும் எனும் கொள்கையை கடைபிடிக்கவும் என்றும் வலியுறுத்துகிறது.
இமெயில் பயன்பாடு பற்றி யோசிக்க வைக்க கூடிய சுவாரஸ்யமான இணையதளம்!.

—

நன்றி; தமிழ் இந்துவில் எழுதியது!