இமெயில் வாயிலாக தொடர்பு கொள்ளும் போது நினைவில் கொள்ள வேண்டிய விஷயங்கள் பல இருக்கின்றன. உதாரணமாக யாருக்கு மெயில் அனுப்புவதாக இருந்தாலும் சரி, மெயிலில் என்ன இருக்கிறது என்பதை அதன் உள்ளட்டக்க தலைப்பு பகுதியிலேயே தெரிவித்துவிட வேண்டும். இமெயிலை பெறுபவர் இதன் மூலம் தலைப்பை பார்த்ததுமே மெயிலின் தன்மையை தெரிந்து கொண்டு அதற்கேற்ப செயல்படலாம். அதே போல, ரிப்லை ஆல், எனும் அனைவருக்கும் பதில் அளிக்கும் வசதியை கவனமாக பயன்படுத்த வேண்டும். அலுவலகத்தில் குழு மெயில் அனுப்பும் போது, தேவையில்லாமல் மேலதிகாரியையையும் அதில் இணைப்பதை தவிர்க்க வேண்டும். மேலும் கொத்தாக மெயில் அனுப்பும் போது, பிசிசி (BCC ) வசதியை பயன்படுத்தினால், வேறு யாருக்கு எல்லாம் அதே மெயில் அனுப்ப பட்டுள்ளது என்பதை மெயிலை பெறுபவர்கள் பார்க்க முடியாது.

இப்படி இமெயில் தொடர்பான நுணுக்கங்களை அடுக்கி கொண்டே போகலாம். இவை பொதுவாக இமெயில் நாகரீகம் என குறிப்பிடப்படுகின்றன. நீங்கள் அனுப்பும் இமெயில் தவறாமல் வாசிக்கப்பட்டு பதில் அளிக்கப்பட விரும்பினால் இந்த இமெயில் நாகரீங்களை அறிந்து வைத்திருப்பது நல்லது.

இந்த பட்டியலில் இமெயிலுக்கான சுருக்க பெயர்களையும் சேர்த்துக்கொள்ள வேண்டும்.

அதென்ன இமெயில் சுருக்க பெயர்கள்? இமெயிலின் உள்ளடக்க தலைப்புடன் ஒட்டிக்கொள்ளும் வகையில் இடம்பெறச்செய்யும் முதல் எழுத்து சுருக்கங்களை தான் இப்படி குறிப்பிடுகின்றனர். நீங்களே கூட, இ.ஒ.டி ( ), என்றோ அல்லது எல்.எம்.கே ( ) போன்ற சுருக்கங்களை இமெயிலில் பார்த்திருக்கலாம்.  மெயிலை பார்க்கும் போதே அதன் உள்ளடக்கம். மெயிலின் நோக்கம் தொடர்பான தகவல்களை உணர்த்துவதற்காகவே இந்த சுருக்க பெயர்களை பயன்படுத்துகின்றனர்.

இதன் பயன்பாட்டில் நீங்களும் தேர்ச்சி பெற விரும்பினால், மெயிலில் அடிக்கடி பயன்படுத்தப்படும் சுருக்க பெயர்களுக்கான விளக்கம் இதோ:

அலுவலகத்தில் இல்லை:

இமெயிலில் உள்ள அணுகூலம் என்னவெனில் எந்த இடத்தில் இருந்தும், எந்த நேரத்திலும் பதில் அளிக்கலாம் என்பது தான். ஆக, அலுவலக மெயிலுக்கு நீங்கள் வீட்டில் இருந்தும் பதில் அளிக்கலாம். விடுமுறை பயணத்திற்கு இடையிலும் பதில் அளிக்கலாம். ஆனால், இவ்வாறு அலுவலகத்திற்கு வெளியில் இருந்து பதில் அளிக்கும் போது, நீங்கள் அலுவலகத்தில் இல்லை என்பதை உணர்த்துவிடுவது நல்லது. ஏனெனில், மெயிலை பெறுபவர் உடனடியாக பதிலை எதிர்பார்த்தால் அல்லது உங்களுடன் தொடர்பு கொண்டு பேச முடிந்தால் சிக்கலாகலாம்.

எனவே, நீங்கள் அலுவலகத்திற்கு வெளியே இருந்து மெயில் அனுப்புவதை குறிப்பிடுவது அவசியமாகிறது. இமெயில் தலைப்புடன், அலுவலகத்தில் இல்லை என்பதை (அவுட் ஆப் ஆபிஸ்) OOO எனும் சுருக்க எழுத்துகளை சேர்த்துக்கொள்வது மூலம் இதை உணர்த்திவிடலாம்.  இதை தானியங்கி பதிலாகவும் அமைத்துக்கொள்ளலாம்.

இதே போலவே, வீட்டில் இருந்து பணியாற்றினால், ஒர்கிங் பிரம் ஹோம் என்பதை WFH மூலம் உணர்த்தலாம்.

தலைப்பே செய்தி

சில நேரங்களில் இமெயில் செய்தியை ரத்தினச்சுருக்கமாக சில வரிகளில் அனுபலாம். இன்னும் சில நேரங்களில் தலைப்பிலேயே செய்தியை சொல்லிவிடலாம். அப்படியிருக்க மெயிலை பெறுபவர் அதை தேவையில்லாமல் ஓபன் செய்ய வேண்டாமே. எனவே தான், தலைப்பில் செய்தியை சொல்லிவிட்டு, இறுதியில், எண்ட் ஆப் மெசேஜ் (EOM ) என குறிப்பிட்டுவிடலாம்.

இதே போல மெயிலுக்கு நிச்சயம் பதில் தேவை எனில் தயவு செய்து பதில் அளிக்கவும் என்பதை PRB என குறிப்பிடலாம். தேவை எனில் பதில் எதிர்பார்க்கும் நேரத்தையும் சேர்த்துக்கொள்ளலாம். இதற்கு மாறாக நீங்கள் தகவல் தான் தெரிவிக்கிறீர்கள், அதற்கு அவசியம் பதில் எதிர்பார்க்கவில்லை எனிலை அதையும், நோ ரிப்ளை நெசஸரி- NRN என தெரிவிக்கலாம். உதாரணத்திற்கு மதியம் உணவுவேளையில் சந்திக்கிறேன், NRN  என குறிப்பிடலாம்.

வில்லங்க மெயில்

சில நேரகங்களில் அலுவலக சகாவுக்கு சும்மா ஜாலியான அல்லது கேளிக்கை மெயிலை அனுப்பி வைக்கலாம். அந்த மெயிலை உங்கள் சகா விஷயம் தெரியாமல் பலர் முன்னிலையில் திறந்து படித்தால் வில்லங்கமாகிவிடாதா? அது தான், இது போன்ற மெயிலை அனுப்பும் போது அலுவலக சூழலில் பிரிப்பது பாதுகாப்பானது அல்லது என்பதை NSFW என உணர்த்தலாம். நாட் சேப் டூ ஓபன் இன் ஒர்க் என்பதன் சுருக்கம் இது. இன்னும் சில நேரங்களில் பார்ப்பதற்கு வில்லங்கமாக தோன்றினாலும் பணிச்சூழலில் படிக்கும் வகையான தகவல்களை சேப் டூ ஓபன் (SFW) என உணர்த்தலாம். இதே போலவே பெறுபவருக்கு மட்டுமான தகவல் என்பதை பார் யுவர் இன்பமேஷன் ( FYI) என குறிப்பிடலாம். இதற்கு மாறாக இமெயில் தொடர்பான நடவடிக்கை தேவை எனில் அதையும் ஆக்‌ஷன் ரிக்வயர்டு (AR) என குறிப்பிடலாம்.

வெளியே செல்கிறேன்.

அலுவலக விஷயம் தொடர்பாக காலையில் மெயில் அனுப்புகிறீர்கள். ஆனால் மாலையில் நீங்கள் சீக்கிரம் வீட்டிற்கு செல்ல இருக்கிறீர்கள் எனில், அந்த தகவலையும் மெயிலில் லீவிங் ஏர்லி டுடே (LET ) என குறிப்பிடலாம். முக்கியமாக தொடர்பு கொள்ள வேண்டும் எனில் சக ஊழியர்கள் மாலை வரை காத்திருந்து ஏமாறாமல் இருக்க இந்த குறிப்பு உதவும்.

மிக முக்கியமான விஷயங்களை நீளமான மெயிலை அனுப்புவதாக இருந்தால் டூ லாங் டூ ரீட் (TLTR) என குறிப்பால் உணர்த்தலாம். முதலில் அனுப்பிய மெயிலில் குறிப்பிட மறந்த விஷயத்தை தெரிவிக்க அடுத்ததாக ஒரு மெயில் அனுப்புவதாக இருந்தால், பை தி வே (BTW ) மூலம் அதை தெளிவுபடுத்திவிடலாம்.

என்ன பதில்?

எல்லா மெயில்களும் பதில் வேண்டி நிற்பவை அல்ல. இன்னும் சில மெயில்களுக்கு பதிலை ஆம் அல்லது இல்லை என தெரிவித்தால் போதும். பெரும்பாலும் மெயில் மூலம் கேள்வி கேட்கும் போது, ஆம் அல்லது இல்லை எனும் பதில் போதும் எனில், Y/N (Yes or No?) என குறிப்பிட்டால் விஷயம் முடிந்தது.

அலுவல் நோக்கிலோ அல்லது தனிப்பட்ட நோக்கிலோ இமெயிலை பயன்படுத்தும் போது, தகவல் தொடர்பை இன்னும் சிறப்பாக்கி கொள்ள இந்த குறிப்புகள் உதவும் என்கின்றன் இமெயில் வல்லுனர்கள். Y/N!