இணைய உலகில் இரண்டு விதமான மனிதர்கள் இருக்கின்றனர். இமெயிலில் முழ்கி கிடப்பவர்கள் ஒரு ரகம் என்றால், இமெயிலை நிர்வகிக்க முடியாமல் திண்டாடி, மெயில்கள் குவிய அனுமதித்து, அதை முற்றிலுமாக அலட்சியம் செய்பவர்கள் இரண்டாம் ரகம். இரண்டு பிரிவினருமே, இமெயிலை சரிவர நிர்வகிக்க முடியாமல் அவதிப்படுபவர்கள் தான். உண்மையில், விதிவிலக்காக, இமெயில் நிர்வாக கலையில் தேர்ச்சி பெற ஒரு சிலரைத்தவிர, மற்ற எல்லோருமே இந்த இரண்டு பிரிவுகளின் கீழ் வருபவர்கள் தான். பெரும்பாலானோருக்கு இரண்டு தன்மையுமே உண்டு.

இதற்கு மாறாக, இமெயிலை திறம்பட நிர்வகிக்க விரும்புகிறீர்களா? எனில், நீங்கள் ’ஐந்து வாசகங்கள் விதி’யை பற்றி தெரிந்து கொள்ள வேண்டும்.  அதென்ன ஐந்து வாசகங்கள் விதி என்கிறீர்களா? நீங்கள் அனுப்பும் இமெயில் உள்ளட்டக்த்தை ஐந்து வரிகளுக்குள் முடித்துக்கொள்ளுங்கள் என்று வலியுறுத்தப்படுவதை தான் இவ்வாறு குறிப்பிடுகின்றனர். ஐந்து வாசகங்களுக்கும் குறைவாக கூட இருக்கலாம், ஆனால் ஐந்து வாசகங்களுக்கு மேல் இருக்க கூடாது என்று கருதப்படுகிறது.

இமெயில் துறையில் இந்த விதி பிரபலமாக இருக்கிறது. மீறப்படாத பொன்விதியாகவும் இருக்கிறது.

முகவரி பெட்டியில் குவிந்து கிடக்கும் மெயில்களுக்கு பதில் அளிக்க முற்படும் போது, இந்த விதியை நினைவில் கொண்டால், அதிக நேரத்தை வீணடிக்காமல் முக்கியமான மெயில்களை எல்லாம் பைசல் செய்துவிடலாம். முக்கியமற்ற மெயில்களை மறந்துவிடலாம் அல்லது டெலிட் செய்து இன்பாக்சை சுத்தமாக வைத்திருக்கலாம்.

இமெயில் பயன்படுத்துவர்களில் பெரும்பாலானோர் பக்கம் பக்கமாக எழுதும் பழக்கம் கொண்டவர்கள் இல்லை என்றாலும் கூட, ஐந்து வரிகளுக்குள் இமெயில் முடித்துக்கொள்ள வேண்டும் என சொல்லப்படுவது, இது எப்படி சாத்தியம் என கேட்கத்தோன்றலாம். சாத்தியம் ஆனாலும் கூட, ஐந்து வரி மெயில்களுக்கு எல்லாம் பலன் இருக்குமா என்றும் நினைக்கலாம்.

ஐந்து வாசகங்கள் விதியை கடைபிடிக்கும் வெற்றிகரமான இணைய தொழில்முனைவோரான கய் கவாஸாகி (Guy Kawasaki) இதை எப்படி கடைப்பிடிப்பது என அழகாக விவரிக்கிறார். இமெயில் செயல்திறனை அதிகரிக்கும் வழி இது கருதும் கவாஸாகி இதற்கான நான்கு அம்சங்களை குறிப்பிடுகிறார்:

ஐந்து கேள்விகள்: நீங்கள் அனுப்பும் இமெயில் அதை பெறுபவருக்கு ஐந்து கேள்விகளுக்கான பதிலை அளிக்க வேண்டும். 1) நீங்கள் யார்? 2). உங்களுக்கு என்ன தேவை?. 3). நீங்கள் தொடர்பு கொள்வதற்கான காரணம் என்ன? 4.) அவர்கள் ஏன் பதில் அளிக்க வேண்டும்? 5). அவர்கள் அடுத்து என்ன செய்ய வேண்டும்?

இமெயிலை டைப் செய்து முடிதத்துமே, இந்த ஐந்து கேள்விகளுக்கு பதில் அளிக்கப்பட்டிருக்கிறதா என்பதை உறுதி செய்து கொண்டால் இமெயில் கச்சிதமாக அமைந்திருக்கும். ஐந்து வாசக கட்டுப்பாடு மூலம் ஏற்கனவே நீளமாக இல்லாமல் இருப்பதை உறுதி செய்து கொண்டுவிட்டோம். இந்த கேள்விகளுக்கான பதில் அளிக்கப்படுவதன் மூலம் மெயில், சிறியதாக இருந்தாலும் சீராக இருப்பதை உறுதி செய்து கொள்ளலாம்.

கூடுதல் தகவல்கள் நீக்கம்: இமெயிலை வாசிக்கும் போது, தேவையில்லாத தகவல்களை எல்லாம் நீக்குங்கள். உங்கள் முகவரி பெட்டியில் உள்ள வாசிக்கப்படாத மெயில்களை நினைத்துப்பார்த்து, உங்கள் மெயிலுக்கு அந்த கதி நேராமல் இருக்க, கச்சிதமாக மெயிலை உருவாக்குங்கள்.

கவனம் தேவை: ஐந்து வாசக கட்டுப்பாட்டை விதித்துக்கொள்வதன் மூலம், உங்கள் மெயில் அளவில் சிறியதாக இருப்பதோடு, உங்களால் அதன் மைய கருத்தில் கவனம் செலுத்த முடியும். அது மட்டும் அல்ல, இமெயிலை படிப்பவர்களுக்கும் இது பேரூதவியாக இருக்கும். அதிக நேரத்தை செலவிடாமல், இமெயில் உள்ளட்டக்கத்தை உள் வாங்கி கொள்ள முடிவதால் அதற்கு பதில் அளிப்பதற்கான வாய்ப்பும் அதிகம். நீங்கள் எதிர்பார்ப்பதும் அது தானே.

விதிவிலக்கு: நீங்கள் ஒருவரை பாராட்டி மெயில் அனுப்புகிறீர்கள் எனில், இந்த விதியை மறந்துவிடலாம். ஏனெனில் யாரும் தங்களுக்கான பாராட்டு நீளமாக இருப்பதாக நினைக்கப்போவதில்லை. எனவே பாராட்டை ஐந்து வாசகங்களுக்குள் சுருக்க வேண்டும் எனும் அவசியம் இல்லை.

இமெயில் வல்லுனரான சிறிஸ் பெயிலி என்பவரும் ஐந்து வாசக விதியை வலியுறுத்துகிறார். நவீன வாழ்க்கையில் கவனச்சிதறலை வெல்வதற்கான வழிகள் தொடர்பாக பெய்லி எழுதியுள்ள ஹைபர் போகஸ் எனும் புத்தகத்தில் இது பற்றி குறிப்பிட்டிருக்கிறார். ஐந்து வாசகங்களுக்குள் முடிக்க முடிந்தால் மட்டுமே இமெயிலை பயன்படுத்துவதாக அவர் குறிப்பிடுகிறார். அதற்கு மேல் தேவை எனில் இமெயிலை விட்டுவிட்டு தொலைபேசியை நாடுவதாக அவர் சொல்கிறார்.

இமெயிலுக்கு ஒரு விலை இருக்கிறது என்பதை நாம் உணர்வதில்லை என்கிறார் பெய்லி. மற்றவர்களிடம் இருந்து விரைவாக தகவல் பெற உதவினாலும், உறவுகளை மேலோட்டமானதாக ஆக்குகிறது என்று கூறும் பெய்லி, சுருக்கமாக, நன்கு யோசித்து எழுதப்பட்ட மெயில்களை எல்லோரும் விரும்புவதாக கூறுகிறார்.

நீளமான மெயில் ஏன்?

மற்றொரு இமெயில் வல்லுனரான, லீய் ஸ்டிரிங்கர், சுருக்கமான மெயிலின் அவசியத்தை வேறு விதமாக வலியுறுத்துகிறார். தொழில்முறை பணியாளர்கள் செய்யக்கூடிய தவறுகளில் ஒன்று நீளமாக மெயில்கள் அனுப்புவது என்கிறார் அவர்.  நீளமான மெயில் நீங்கள் தவறான தகவல் தொடர்பு சாதனத்தை கையாள்கிறீர்கள் என உணர்த்துகிறது என்கிறார் அவர்.

திறந்த நிலை கேள்வியாக இருந்து, ஆழமான, உரையாடல் பாணியிலான பதிலை எதிர்பார்த்தால், தொலைபேசி செய்வதே சரி என்கிறார் ஸ்டிரிங்கர். நீளமான மெயில்கள் நேர விரயம் என்பதோடு, நீங்கள் மற்றவர்கள் நேரத்தை மதிப்பதில்லை என்றும் உணர்த்தும் என எச்சரிக்கிறார் அவர்.  சுருக்கமான மெயிலை அனுப்பும் போது, புல்லட் பாயிண்ட்களை பயன்படுத்துவது, முக்கிய கருத்துக்களை பெரிய எழுத்துக்களில் அடையாளம் காட்டுவது போன்ற உத்திகளை பயன்படுத்தலாம் என்கிறார்.

ஐந்து வாசகம் இணையதளம்

வடிவமைப்பாளரான மைக் டேவிட்சனும், இந்த பொன் விதியின் ஆதரவாளர் தான். தான் அனுப்பும் இமெயில்களை விட, தனக்கு வரும் மெயில்களுக்கு பதில் அளிக்க அதிக நேரம் தேவைப்படுவதாக கூறும் டேவிட்சன் இதை எதிர்கொள்ள, தான் அனுப்பும் எந்த மெயிலும் ஐந்து வாசகங்களுக்கு மேல் இருக்க கூடாது என்றும் உறுதி மொழியை எடுத்துக்கொண்டிருக்கிறார். இந்த கோட்பாட்டை வலியுறுத்துவதற்காக அவர், ‘பை.செண்டன்.சஸ்’ (http://five.sentenc.es/) எனும் இணையதளத்தையும் அமைத்திருக்கிறார்.

ஐந்து வாசகங்கள் என்பதை தனிப்பட்ட கொள்கையாகவே பின்பற்ற வேண்டும் என்று இந்த தளம் விளக்குகிறது. குறைவான வாசகங்களை பயன்படுத்துபவர்கள் அதற்கான கொள்கையை விளக்க, இந்த தளத்தின் பிரகடனத்தை தங்கள் மெயில் கையெழுத்துப்பகுதியில் இணைத்துக்கொள்ளலாம்.

—

நன்றி; தமிழ் கம்ப்யூட்டரில் எழுதியது