Tag Archives: office

இமெயிலில் இடம்பெற வேண்டிய சுருக்கங்கள்!


Inbox-Zero
மெயில் வாயிலாக தொடர்பு கொள்ளும் போது நினைவில் கொள்ள வேண்டிய விஷயங்கள் பல இருக்கின்றன. உதாரணமாக யாருக்கு மெயில் அனுப்புவதாக இருந்தாலும் சரி, மெயிலில் என்ன இருக்கிறது என்பதை அதன் உள்ளட்டக்க தலைப்பு பகுதியிலேயே தெரிவித்துவிட வேண்டும். இமெயிலை பெறுபவர் இதன் மூலம் தலைப்பை பார்த்ததுமே மெயிலின் தன்மையை தெரிந்து கொண்டு அதற்கேற்ப செயல்படலாம். அதே போல, ரிப்லை ஆல், எனும் அனைவருக்கும் பதில் அளிக்கும் வசதியை கவனமாக பயன்படுத்த வேண்டும். அலுவலகத்தில் குழு மெயில் அனுப்பும் போது, தேவையில்லாமல் மேலதிகாரியையையும் அதில் இணைப்பதை தவிர்க்க வேண்டும். மேலும் கொத்தாக மெயில் அனுப்பும் போது, பிசிசி (BCC ) வசதியை பயன்படுத்தினால், வேறு யாருக்கு எல்லாம் அதே மெயில் அனுப்ப பட்டுள்ளது என்பதை மெயிலை பெறுபவர்கள் பார்க்க முடியாது.

இப்படி இமெயில் தொடர்பான நுணுக்கங்களை அடுக்கி கொண்டே போகலாம். இவை பொதுவாக இமெயில் நாகரீகம் என குறிப்பிடப்படுகின்றன. நீங்கள் அனுப்பும் இமெயில் தவறாமல் வாசிக்கப்பட்டு பதில் அளிக்கப்பட விரும்பினால் இந்த இமெயில் நாகரீங்களை அறிந்து வைத்திருப்பது நல்லது.

இந்த பட்டியலில் இமெயிலுக்கான சுருக்க பெயர்களையும் சேர்த்துக்கொள்ள வேண்டும்.

அதென்ன இமெயில் சுருக்க பெயர்கள்? இமெயிலின் உள்ளடக்க தலைப்புடன் ஒட்டிக்கொள்ளும் வகையில் இடம்பெறச்செய்யும் முதல் எழுத்து சுருக்கங்களை தான் இப்படி குறிப்பிடுகின்றனர். நீங்களே கூட, இ.ஒ.டி ( ), என்றோ அல்லது எல்.எம்.கே ( ) போன்ற சுருக்கங்களை இமெயிலில் பார்த்திருக்கலாம்.  மெயிலை பார்க்கும் போதே அதன் உள்ளடக்கம். மெயிலின் நோக்கம் தொடர்பான தகவல்களை உணர்த்துவதற்காகவே இந்த சுருக்க பெயர்களை பயன்படுத்துகின்றனர்.

இதன் பயன்பாட்டில் நீங்களும் தேர்ச்சி பெற விரும்பினால், மெயிலில் அடிக்கடி பயன்படுத்தப்படும் சுருக்க பெயர்களுக்கான விளக்கம் இதோ:

அலுவலகத்தில் இல்லை:

இமெயிலில் உள்ள அணுகூலம் என்னவெனில் எந்த இடத்தில் இருந்தும், எந்த நேரத்திலும் பதில் அளிக்கலாம் என்பது தான். ஆக, அலுவலக மெயிலுக்கு நீங்கள் வீட்டில் இருந்தும் பதில் அளிக்கலாம். விடுமுறை பயணத்திற்கு இடையிலும் பதில் அளிக்கலாம். ஆனால், இவ்வாறு அலுவலகத்திற்கு வெளியில் இருந்து பதில் அளிக்கும் போது, நீங்கள் அலுவலகத்தில் இல்லை என்பதை உணர்த்துவிடுவது நல்லது. ஏனெனில், மெயிலை பெறுபவர் உடனடியாக பதிலை எதிர்பார்த்தால் அல்லது உங்களுடன் தொடர்பு கொண்டு பேச முடிந்தால் சிக்கலாகலாம்.

எனவே, நீங்கள் அலுவலகத்திற்கு வெளியே இருந்து மெயில் அனுப்புவதை குறிப்பிடுவது அவசியமாகிறது. இமெயில் தலைப்புடன், அலுவலகத்தில் இல்லை என்பதை (அவுட் ஆப் ஆபிஸ்) OOO எனும் சுருக்க எழுத்துகளை சேர்த்துக்கொள்வது மூலம் இதை உணர்த்திவிடலாம்.  இதை தானியங்கி பதிலாகவும் அமைத்துக்கொள்ளலாம்.

இதே போலவே, வீட்டில் இருந்து பணியாற்றினால், ஒர்கிங் பிரம் ஹோம் என்பதை WFH மூலம் உணர்த்தலாம்.

தலைப்பே செய்தி

சில நேரங்களில் இமெயில் செய்தியை ரத்தினச்சுருக்கமாக சில வரிகளில் அனுபலாம். இன்னும் சில நேரங்களில் தலைப்பிலேயே செய்தியை சொல்லிவிடலாம். அப்படியிருக்க மெயிலை பெறுபவர் அதை தேவையில்லாமல் ஓபன் செய்ய வேண்டாமே. எனவே தான், தலைப்பில் செய்தியை சொல்லிவிட்டு, இறுதியில், எண்ட் ஆப் மெசேஜ் (EOM ) என குறிப்பிட்டுவிடலாம்.

இதே போல மெயிலுக்கு நிச்சயம் பதில் தேவை எனில் தயவு செய்து பதில் அளிக்கவும் என்பதை PRB என குறிப்பிடலாம். தேவை எனில் பதில் எதிர்பார்க்கும் நேரத்தையும் சேர்த்துக்கொள்ளலாம். இதற்கு மாறாக நீங்கள் தகவல் தான் தெரிவிக்கிறீர்கள், அதற்கு அவசியம் பதில் எதிர்பார்க்கவில்லை எனிலை அதையும், நோ ரிப்ளை நெசஸரி- NRN என தெரிவிக்கலாம். உதாரணத்திற்கு மதியம் உணவுவேளையில் சந்திக்கிறேன், NRN  என குறிப்பிடலாம்.

வில்லங்க மெயில்

சில நேரகங்களில் அலுவலக சகாவுக்கு சும்மா ஜாலியான அல்லது கேளிக்கை மெயிலை அனுப்பி வைக்கலாம். அந்த மெயிலை உங்கள் சகா விஷயம் தெரியாமல் பலர் முன்னிலையில் திறந்து படித்தால் வில்லங்கமாகிவிடாதா? அது தான், இது போன்ற மெயிலை அனுப்பும் போது அலுவலக சூழலில் பிரிப்பது பாதுகாப்பானது அல்லது என்பதை NSFW என உணர்த்தலாம். நாட் சேப் டூ ஓபன் இன் ஒர்க் என்பதன் சுருக்கம் இது. இன்னும் சில நேரங்களில் பார்ப்பதற்கு வில்லங்கமாக தோன்றினாலும் பணிச்சூழலில் படிக்கும் வகையான தகவல்களை சேப் டூ ஓபன் (SFW) என உணர்த்தலாம். இதே போலவே பெறுபவருக்கு மட்டுமான தகவல் என்பதை பார் யுவர் இன்பமேஷன் ( FYI) என குறிப்பிடலாம். இதற்கு மாறாக இமெயில் தொடர்பான நடவடிக்கை தேவை எனில் அதையும் ஆக்‌ஷன் ரிக்வயர்டு (AR) என குறிப்பிடலாம்.

வெளியே செல்கிறேன்.

அலுவலக விஷயம் தொடர்பாக காலையில் மெயில் அனுப்புகிறீர்கள். ஆனால் மாலையில் நீங்கள் சீக்கிரம் வீட்டிற்கு செல்ல இருக்கிறீர்கள் எனில், அந்த தகவலையும் மெயிலில் லீவிங் ஏர்லி டுடே (LET ) என குறிப்பிடலாம். முக்கியமாக தொடர்பு கொள்ள வேண்டும் எனில் சக ஊழியர்கள் மாலை வரை காத்திருந்து ஏமாறாமல் இருக்க இந்த குறிப்பு உதவும்.

மிக முக்கியமான விஷயங்களை நீளமான மெயிலை அனுப்புவதாக இருந்தால் டூ லாங் டூ ரீட் (TLTR) என குறிப்பால் உணர்த்தலாம். முதலில் அனுப்பிய மெயிலில் குறிப்பிட மறந்த விஷயத்தை தெரிவிக்க அடுத்ததாக ஒரு மெயில் அனுப்புவதாக இருந்தால், பை தி வே (BTW ) மூலம் அதை தெளிவுபடுத்திவிடலாம்.

என்ன பதில்?

எல்லா மெயில்களும் பதில் வேண்டி நிற்பவை அல்ல. இன்னும் சில மெயில்களுக்கு பதிலை ஆம் அல்லது இல்லை என தெரிவித்தால் போதும். பெரும்பாலும் மெயில் மூலம் கேள்வி கேட்கும் போது, ஆம் அல்லது இல்லை எனும் பதில் போதும் எனில், Y/N (Yes or No?) என குறிப்பிட்டால் விஷயம் முடிந்தது.

அலுவல் நோக்கிலோ அல்லது தனிப்பட்ட நோக்கிலோ இமெயிலை பயன்படுத்தும் போது, தகவல் தொடர்பை இன்னும் சிறப்பாக்கி கொள்ள இந்த குறிப்புகள் உதவும் என்கின்றன் இமெயில் வல்லுனர்கள். Y/N!

உரையாற்றும் நேரத்தை கணக்கிட உதவும் தளம்

speechinminutes.com
சின்னதாக உரை நிகழ்த்துவதாக இருந்தாலும் சரி, பொது நிகழ்ச்சியில் மேடையேறி பேசுவதாக இருந்தாலும் சரி, தயாரிப்பு மிகவும் முக்கியம். என்ன பேசப்போகிறோம், எப்படி பேசப்போகிறோம் என்பதை குறிப்பெடுத்துக்கொள்ள வேண்டும். முடிந்தால் முழு உரையையும் எழுதி வைத்துக்கொள்ளலாம்.

ஆனால் உரையை எழுதி வைத்துக்கொள்வதில் ஒரு சின்ன சிக்கல் இருக்கிறது. உரையின் அளவு, பேசுவதற்கான நேரத்திற்கு ஏற்ப இருக்க வேண்டும். இதை அறிவது எப்படி? நீளமாக தயாரித்து விட்டால், உரிய நேரத்தில் உரையை முடிப்பது கடினம். மாறாக குறைவாக தயாரித்திருந்தால், நேரம் முடிவதற்கு முன் பேச்சு முடிந்துவிடும். எனவே தயாரித்து வைத்திருக்கும் உரை பேச இருக்கும் நேரத்திற்கு சரியாக அமைந்துள்ளதா என கணக்கிட்டு பார்க்க முடிந்தால் நன்றாக இருக்கும்.

மேடையில் பேசுவது போலவே ஏற்ற இறக்கமாக பேசிப்பார்த்து எவ்வளவு நேரம் ஆகியறது என கடிகாரத்தை வைத்து கணக்கு பார்ப்பது ஒரு வழி. அதைவிட எளிதான வழி ஆன்லைனில் இருக்கிறது. ஸ்பீச் இன் மினிட்ஸ்.காம் இணையதளம், எழுதி வைத்திருக்கும் உரையில் உள்ள வார்த்தைகளை தெரிவித்தால் அதை பேச எவ்வளவு நேரம் ஆகும் என கணக்கிட்டு சொல்கிறது.

சராசரியாக 130 வார்த்தைகளை பேச ஒரு நிமிடம் ஆகலாம் எனும் கணக்கின் அடிப்படையில் இந்த தளம் செயல்படுகிறது. இதில் உள்ள தேடல் கட்டத்தில் உரையின் வார்த்தைகளை சமர்பித்தால் அதற்கான நேரத்தை சொல்கிறது. ஒரு நிமிடத்தில் 130 வார்தைகளை படிக்க முடியும் எனும் கணக்கின் அடிப்படையில் இது அமைகிறது. இதை மெதுவான வாசிப்பு (100 வார்த்தைகள்) என்றோ அல்லது வேகமான வாசிப்பு ( 160 வார்த்தைகள்) என்றோ மாற்றிக்கொள்ளலாம்.

துல்லியமான கணிப்பு என்று சொல்ல முடியாவிட்டாலும் உத்தேசமான இந்த கணிப்பு நிச்சயம் பேச்சாளர்களுக்கு உதவியாக இருக்கும்.
உரை நிகழ்த்த என்றில்லை, அலுவலக கூட்டத்தில் பேச, காட்சி விளக்கம் செய்ய தயாராகவும் இதை பயன்படுத்திக்கொள்ளலாம்.
இணையதள முகவரி:http://www.speechinminutes.com/

tumblr_nnof3tuvHn1suw8s6o1_1280

அலுவலக அலுப்புகளை நுண்கலையாக்கும் புகைப்பட கலைஞர்

அலுவலக பணிச்சுமையும், அதனால் ஏற்படும் அலுப்பும் யாருக்கு தான் இல்லை. இதனால் ஏற்படும் களைப்பையும், வெறுப்பையும் நண்பர்களிடம் பகிர்ந்து கொள்ளலாம். பேஸ்புக்கில் பகிர்ந்து கொண்டு லைக்குகள் பெறலாம். ஆனால் இந்த அனுபவங்களை கலையாக்கி ரசிக்க வைக்க முடியுமா?

விளமபர நிறுவனம் ஒன்றில் பணியாற்றும் பிராண்ட நிர்வாகியான டெரிக் லின் இதை தான் செய்திருக்கிறார். மன அழுத்தமும் நெருக்கடியும் மிக்க வேலையில் இருக்கும் டெரிக் இந்த வேலையால் ஏற்படும் அலுப்பையும், அலுவலக சூழலில் எதிர்கொள்ளும் டென்ஷன் நிமிடங்களையும் புகைப்படங்களாக பதிவு செய்து வருகிறார்.
சாதாரண புகைப்படங்கள் அல்ல; பார்த்தவுடனே வியக்க வைத்து, அட போட வைக்கும் அபாரமான புகைப்படங்கள்.அதே நேரத்தில் அவர் எதிர்கொள்ளும் சிக்கல்களையும் அழகாக வெளிப்படுத்தும் புகைப்படங்கள்!.
இந்த புகைப்படங்களை அவர் எடுக்க அவர் கையாளும் வழி தான் மிகவும் வித்தியாசமானது. அவரது படைப்பாக்கத்தையும் பளிச்சிட வைக்கிறது.

டெரிக் தான் பகிர்ந்து கொள்ள தேர்வு செய்யும் அலுவலக சூழல் அல்லது பிரச்சனையை தீர்மானித்ததும் , சிறு உருவங்களை கொண்டு அதை அப்படியே காட்சியாக உருவாக்கி விடுகிறார். அதன் பிறகு அந்த காட்சியை ஐபோனில் கிளிக் செய்து பொருத்தமான விளக்க குறிப்பை எழுதி தனது வலைப்பதிவில் பகிர்ந்து கொள்கிறார். இன்ஸ்டாகிராமிலும் புகைப்படங்களாக வெளியிடுகிறார்.

படங்களுக்கான விளக்க குறிப்பு ஒரு வரிக்கு மேல் நீள்வதில்லை. ஆனால் அந்த காட்சியோடு படிக்கும் போதும், டெரிக் அலுவலகத்தில் சந்திக்கும் சிக்கல்கள் பளிச் என புரியும் அதே நேரத்தில், அடடா மனிதர் எத்தனை அழகாக இதை வெளிப்படுத்தியிருக்கிறார் என பாராட்டத்தோன்றுகிறது.
tumblr_noamwmjFU21suw8s6o1_1280
உதாரணத்திற்கு, ஒய்வு இல்லாமல் பணியாற்றி களைப்படையும் நிலையை உணர்த்த, குளோசப்பில் இருக்கும் சிவப்பு நிற காபி கோப்பை மீது சேரில் அமர்ந்தபடி கோப்பை விளிம்பில் சாய்ந்து தூங்கும் சின்னஞ்சிறிய பொம்மை மனிதரை வைத்து இந்த காட்சியை கிளிக் செய்திருக்கிறார். இந்த படத்திற்கான குறிப்பு , வார இறுதி நாட்களில் பணியாற்றிய பிறகு திங்கள் கிழமை சீக்கிரம் வந்து விடுகிறது என்பதாக இருக்கிறது.
இன்னொரு படத்தில் ஒருவரின் கழுத்து பட்டையில் சிறிய மனிதர்கள் நின்றபடி அவரது இயர் போன் ஒயரை இழக்க முயன்று கொண்டிருக்கின்றனர். இதற்கான குறிப்பு , பாட்டு கேட்கும் சக ஊழியரின் கவனத்தை ஈர்க்க படாதபாடு பட வேண்டும் என்பதாக இருக்கிறது.

இன்னொரு படத்தில், காலி காபி கோப்பை விளிம்பின் மீது அமர்ந்திருக்கும் பெண் உருவம் காகிதங்களை வீசிக்கொண்டிருக்கிறது. சில நேரங்களில் எல்லாவற்றையும் தூக்கி வீசிவிடலாம் போல தோன்றுவதாக இதற்கான குறிப்பு அமைந்துள்ளது.

இப்படி ஒவ்வொரு புகைப்படமும் ,சின்னஞ்சிறிய உருவங்கள் மூலம் அலுவலக சூழலையும் அதன் பிரெஷர் குக்கர் நிமிடங்களையும் படம் பிடித்து லேசான புன்முறுவல் வரவைக்கிறது.

வேலை சில நேரங்களில் எரிச்சலாக அமைந்து கொதிப்படைய வைத்தாலும் நாம் எல்லாவற்றையும் சகித்துக்கொள்ள தான் வேண்டியிருக்கிறது என குறிப்பிடும் டெரிக் இந்த புகைப்பட ஆக்கங்களுக்கான எண்ணம் வந்த வித்ததை இப்படி விவரிக்கிறார்.பணியில் பணியாற்றும் நெருக்கடிகள் தனது செயல்பாட்டை பாதிக்க அனுமதிக்காமல் இருக்க முயலும் அதே நேரத்தில் அலுலவக அலுப்புகளையும் ,எரிச்சல்களையும் அற்புதமான ஒன்றை உருவாக்குவதற்கான ஊக்கமாக எடுத்துக்கொண்டேன் என்கிறார் அவர்.

டெரிக் லின் கலைப்புகைப்படங்களை கண்டு ரசிக்க: http://marsder.tumblr.com/

———-

index

அலுவலக‌த்திலும் பேஸ்புக் பார்க்க…

கல்லூரி மாணவர்கள் கூட பக்கத்தில் இருப்பவர்களோடு பேசாமால் இருந்துவிட முடியும்,ஆனால் அலுவலக்த்தில் வேலை பார்ப்பவர்களால் பேஸ்புக்கில் நண்பர்கள் என்ன சொல்லியிருக்கின்றனர் என்று பார்க்காமல் இருக்க முடியுமா என்ன?அதிலும் வேலையில் மூழ்கி உடலும் ,மனதும் களைத்து போன நிலையில் ஒரு மாறுதல் வேண்டி மனது அலைபாயும் போது பேஸ்புக்கில் உலாவினால் சுகமாகதானே இருக்கும்!

ஆனால் என்ன செய்வது அலுவலகத்தில் சுதந்திரமாக பேஸ்புக்கில் உலாவும் பாக்கியம் எல்லோருக்கும் கிடைப்பதில்லையே!பல‌ நிறுவனங்கள் பேஸ்புக் தளத்தையே தடை செய்திருக்கும் கொடுமைக்கார நிர்வாகங்களாக இருக்கின்ற‌ன என்றால் மற்ற நிறுவனங்களில்லோ பேஸ்புக் பய‌ன்ப‌டுத்துபவரை பார்த்தாலே வேலை செய்யாமல் வெட்டியாக பொழுதை கழிக்கிறாரே என்று நினைப்பவர்கள் தானே அதிக உள்ளனர்.

அது மட்டும் அல்லாமல்,நடுவில் சிறிது நேரம் பேஸ்புக் பார்த்தாலும் யாராவது மேலதிகாரி எட்டிப்பார்த்துவிட்டால் தவறாக் நினைத்து கொள்வாரே என்ற சந்தேகமும் காட்டலாம்.இதனால் ஏதோ திருட்டு தம் அடிப்பது போல அவசரம் அவசரமாக பேஸ்புக் பதிவுகளை படிக்க வேண்டியிருக்கும்.

இத்தகைய அனுபவம் உள்ளவர்களுக்கு உதவும் வகையில் அலுவலக நேரத்திலும் அச்சமோ சந்தேகமோ இல்லாமால் பேஸ்புக் பதிவுகளை பார்ப்பதற்கான வழியை ஹார்ட்லி வொர்க் இன் தளம் உண்டாக்கி தருகிறது.

இந்த தளம் பேஸ்புக் பதிவுகளை ஏதோ மிக முக்கியமான புள்ளி விவரங்கள் அடங்கிய எக்செல் கோப்புகளை பார்த்து கொண்டிருப்பது போன்ற தோற்றத்த தந்து பேஸ்புக்கில் உலாவ வழி செய்கிறது.

கொஞ்சம் பழைய உத்தி தான் இது. படிக்கிற காலத்தில் பாட புத்தகத்தின் நடுவே கதை புத்தகத்தை மறைத்து வைத்து கொண்டு பாட புத்தகம் படிப்பது போல கதை புத்தகம் படிப்பது உண்டல்லவா?அதே போல தான் இந்த தளம் பேஸ்புக் பதிவுகளை உருவி எக்செல் கோப்பு போல கட்டம் கட்டி தருகிற‌து.யாரவது உங்கள் முதுக்குக்கு பின் இருந்து எட்டிப்பார்த்தால் நீங்கள் எக்செல் கோப்பில் மூழ்கியிருப்பது போல தோன்றும்.நீங்கள் ஜாலியாக நண்பர்கள் பதிவுகளை படித்து கொண்டிருக்கலாம்.

முதல் முறை பார்க்கும் போது உங்களுக்கே கூட கொஞ்சம் குழப்பமாக தான் இருக்கும்.பேஸ்புக்கின் வழக்கமான பதிவு வரிசை அதன் நடுவே புகைப்படங்கள் வீடியோக்கள் என்னும் அழகிய தோற்றத்துக்கு பதிலாக கட்டம் கட்டமாக‌ தக‌வல்களை பார்க்கும் போது குழ‌ம்பிவிடும்.ஆனால் கட்டதின் உள்ளே உற்றுபார்த்தால் பதிவுகளையும் புகைப்படங்களையும் இணைப்புகளையும் கருத்துக்களையும் தனித்தனியே படிக்க முடியும்.

நண்பர்களை பார்த்தாலே பேஸ்புக்கில் காணவில்லயே என்று கேட்கும் வழக்கம் உள்ள காலகட்டத்தில் அவசியமான சேவை தான்.

நிற்க இதே போன்ற முகமுடி சேவைகள் இன்னும் சில இருக்கின்றன.தொடர்ந்து எழுதுகிறேன்.இதே போல எக்செல் கட்டங்கள் வடிவிலான் இணைய விளையாட்டு பற்றி ஏற்கனவே எழுதியுள்ளேன்.
———-

http://hardlywork.in/
———]]

http://cybersimman.wordpress.com/2010/03/21/game/